PERSONVERNERKLÆRING FOR MANGLERUD STAR ISHOCKEY BREDDE
(revidert 02.09.2019)
Denne personvernerklæringen er ment å gi informasjon om hvordan og hvorfor Manglerud Stars Hockey Bredde, samler inn og behandler dine personopplysninger. Denne personvernerklæringen retter seg mot medlemmer, herunder mindreårige medlemmers foresatte og frivillige (herunder tillitsvalgte, trenere, oppmenn og andre frivillige).
Idrettslaget ved øverste leder er behandlingsansvarlig for opplysninger som samles inn og behandles av idrettslaget. Personvernerklæringen som følger under, inneholder informasjon du har krav på når det samles inn personopplysninger gjennom idrettslaget og generell informasjon om hvordan vi behandler dine personopplysninger.
Dine personopplysninger behandles i overensstemmelse med det til enhver tid gjeldende personvernregelverk.
- Vår bruk av personopplysningerIdrettslaget samler inn og behandler personopplysninger for å kunne oppfylle våre plikter overfor medlemmer og frivillige, for å administrere idretten, og oppfylle de krav som stilles til oss som ansvarlig for behandling av personopplysninger.
Manglerud Star Hockey bruker Superinvite og Mobilise som system for påmelding, kontaktskjema og invitasjoner. Disse plasserer informasjonskapsler for å gjenkjenne en returnerende bruker og hvordan du samhandler med oss per e-post. Du kan når som helst endre dine preferanser eller melde deg av denne listen.
Vi samler personinformasjon for å kunne gi våre samarbeidspartnere og supportere så gode tjenester som mulig. Når du fyller ut et skjema på våre nettsider, melder deg på en camp eller annet arrangement i Manglerud Star sin regi, lagrer vi opplysningene du selv frivillig har oppgitt til oss ved å fylle ut påmeldingsskjemaet. Dette inkluderer bl. a. navn, epostadresse, mobilnummer og faktureringsadresse. Disse opplysningene bruker vi til å behandle bestillingen din, deriblant utsendelse av invitasjoner, arrangementspåminnelser, fakturering, og ivaretakelse av spesielle behov, som f. eks. matallergier. I tillegg kan vi sende deg informasjon vi anser som nyttig for deg om våre varer og tjenester. Det er kun ansatte med aktiv lisens som har tilgang til disse opplysningene.
Vi vil alltid varsle om slik innhenting i forkant, med mindre innsamling av opplysningene er lovpålagt, varsling er umulig eller svært vanskelig, eller det er opplagt at den registrerte allerede har informasjon om innhentingen.
- Utlevering av personopplysninger – Overføring av personopplysninger til tredjepartDine personopplysninger behandles konfidensielt og det er bare de i idrettslaget som har et tjenstlig behov for å behandle personopplysningene som vil ha tilgang til dem. Vi gir ikke dine personopplysninger videre til andre med mindre det foreligger et lovlig grunnlag for slik utlevering. Opplysninger om deg vil lagres i Idrettens sentrale database.
Personopplysninger kan bli gjort tilgjengelig for tredjepart som hjelper oss med å drifte idrettslaget, eksempelvis den tekniske driften av våre IT- og regnskapssystemer.
Når tredjeparter gis tilgang til personopplysninger på denne måten inngås databehandleravtaler slik at vi sikrer at tredjepartene overholder våre krav til behandling av personopplysninger og gjeldende lovgivning.
Det kan også være at vi deler dine personopplysninger med våre samarbeidspartnere dersom du har gitt ditt samtykke til dette, eller vi er forpliktet til dette etter lov (eksempelvis Skatteetaten og NAV).
Du kan alltid føle deg trygg når du oppgir dine personopplysninger til oss.
- Hvilke personopplysninger behandler vi?Vi behandler kun personopplysninger som er nødvendige for å administrere medlemskap eller frivillighet i idrettslaget. Opplysninger vi registrerer er i hovedsak begrenset til navn, fødselsdato, telefonnummer, epostadresse, postadresse, statsborgerskap, kjønn, idrettens personID, familietilknytninger, lisenser/forsikringer, overganger, kurs/kompetanse, roller og verv, om politiattest er fremvist, at medlems- og treningsavgift er betalt og tilknytning til konkurranseaktivitet. Vi kan også behandle personopplysninger som ditt bilde. Dersom det er nødvendig vil også andre personopplysninger kunne registreres, og vi vil i slike tilfeller informere om dette.
I forbindelse med deltakelse i arrangementer der det vil bli servert mat, kan vi samle inn informasjon om allergier og matpreferanser. På trening eller under arrangementer vil det også kunne behandles opplysninger om treningsresultater, prestasjon og progresjon. I noen tilfeller vil slike opplysninger være å regne som særlige kategorier av opplysninger og vi vil kun behandle slike opplysninger i den utstrekning vi har tillatelse til det.
- Grunnlag for behandlingenDet rettslige grunnlaget for behandlingen av personopplysningene i idrettslaget er først og fremst medlemsavtalen, men vi henter også inn ditt samtykke for noen av våre behandlinger. Hjemmel i lov kan også være et grunnlag, eksempelvis ved rapportering til Skatteetaten.
For enkelte organisatoriske og administrative oppgaver, utover det som er strengt nødvendig for administrering av medlemskap, kan vi behandle dine personopplysninger på bakgrunn av vår berettigede interesse og for statistiske formål. Vi fører blant annet statistikk for å ha oversikt over aktivitet i de enkelte idrettene, noe vi også rapporterer videre til særforbund og NIF. Når vi behandler personopplysninger på andre grunnlag enn medlemsavtalen eller ditt samtykke har vi foretatt en vurdering av om formålet med bruken av dine personopplysninger er forholdsmessig sammenlignet med ditt personvern. Våre berettigede interesser omfatter muligheten til å allokere ressurser etter behov, utvikle tilbud til medlemmene og en god administrering av idretten innenfor idrettslaget.
Ved bruk av samtykke som behandlingsgrunnlag vil vi gjøre bruk av vårt eget samtykkeformular slik at vi får innhentet et gyldig samtykke. Dette gjelder blant annet for de spesielle kategoriene av personopplysninger som vi i noen tilfeller behandler.
- Lagring av personopplysningene og slettingPersonopplysningene du registrerer lagres på en server hos Mobilise/Superinvite som er lokalisert i Norge, og som i dag anses for å være en trygg og tilfredsstillende lagring av dine opplysninger. Grunnen til dette er at alle EU-stater er forpliktet til å møte kravene i personvernforordningen (GDPR) og dermed sikrer den registrerte et minimum av personvern.
Idrettslaget sletter dine personopplysninger uten ugrunnet opphold når de ikke lenger er nødvendige for formålet de ble samlet inn for. Dette betyr at vi eksempelvis sletter opplysninger samlet inn for å administrere ditt medlemskap i det du ikke lenger er medlem i Idrettslaget. Opplysninger om medlemmets foresatt vil slettes på samme tidspunkt, med mindre den foresatte er registrert i tilknytning til et annet medlem eller dersom vedkommende har en rolle som frivillig.
Dersom du trekker tilbake samtykket som ligger til grunn for behandlingen av opplysninger, eller du gjør en innsigelse mot behandlingen og det ikke finnes mer tungtveiende berettigede grunner for behandlingen, vil vi slette dine opplysninger.
Merk at det kan være lovkrav som gjør at vi likevel er forpliktet til å oppbevare dine personopplysninger i en viss periode. Andre opplysninger vil og være nødvendig å beholde av hensyn til forsikringsavtaler. Vi har egne konkrete sletterutiner per behandlingsaktivitet.
- Dine rettigheter som registrertSom registrert har du flere rettigheter knyttet til vår behandling av dine personopplysninger. Her får du informasjon om hvilke disse er, og hvordan du kan utøve disse rettighetene overfor idrettslaget i forbindelse med behandling av dine personopplysninger. Dersom du anmoder oss om å benytte deg av en eller flere av disse rettighetene vil vi innrette oss etter anmodningen innen en måned fra den ble avgitt.
Innsyn: Du kan sende oss en forespørsel om innsyn i vår behandling av dine personopplysninger.
Retting: Dersom du mener opplysningene vi har lagret om deg ikke er riktige (f. eks. epostadresse eller verv) kan du når som helst be om at vi retter dette.
Protestere: Dersom du ikke ønsker at vi skal behandle dine personopplysninger, kan du protestere mot behandlingen.
Trekke ditt samtykke: Du kan når som helst trekke tilbake ditt samtykke om at vi kan lagre og behandle dine personopplysninger, der slikt samtykke er avgitt. Dette gjelder eksempelvis for behandlingen av helseopplysninger eller publisering av bilder.
Sletting: Dersom du protesterer mot behandlingen av dine personopplysninger, eller du trekker tilbake ditt samtykke, vil informasjon som vi har lagret om deg vil bli slettet under den forutsetning at vi ikke har annet grunnlag for å beholde disse. Dersom du ønsker dine personopplysninger slettet under andre omstendigheter, kan du enkelt rette en henvendelse til oss om dette.
Rett til å begrense behandlingen: Dersom du ønsker at vi skal begrense behandlingen av dine personopplysninger, kan du be om dette.
- Endringer i vår personvernerklæringen
Vi kan endre på personvernerklæringen fra tid til annen etter eget skjønn. Når vi gjør endringer idenne erklæringen vil vi endre revisjonsdato øverst på denne siden, og en modifisert personvernerklæring har virkning fra revisjonsdatoen. Vi oppfordrer deg til å lese gjennom denne personvernerklæringen for å være informert om hvordan vi beskytter din informasjon.